Viết email công sở chuyên nghiệp & Hỏi thăm tiến độ
Writing Professional Emails & Follow-ups
Soạn thảo email công sở rõ ràng, lịch sự và hướng tới hành động—từ việc gửi tài liệu đính kèm, xin phê duyệt cho đến cách nhắc khéo (follow up) khi đối tác phản hồi chậm mà không gây khó chịu.
“Craft clear, polite, and action-oriented business emails—from sending attachments and requesting approvals to following up on overdue responses without sounding pushy.”
Soạn thảo email công sở rõ ràng, lịch sự và hướng tới hành động—từ việc gửi tài liệu đính kèm, xin phê duyệt cho đến cách nhắc khéo (follow up) khi đối tác phản hồi chậm mà không gây khó chịu.
Từ vựng trọng tâm (8)
reach out
/riːtʃ aʊt/phrasal verbchủ động liên hệ (qua email, tin nhắn hoặc điện thoại)
To contact someone in order to ask for information, offer help, or start a discussion.
“I'm reaching out to share the updated Q3 marketing budget proposal.”
→ Tôi liên hệ để gửi bản đề xuất ngân sách marketing Quý 3 đã cập nhật.
attached
/əˈtætʃt/adjectiveđược đính kèm (trong email)
Included as a separate file along with an email message.
“Please find attached the signed non-disclosure agreement (NDA).”
→ Xin vui lòng xem thỏa thuận bảo mật (NDA) đã ký được đính kèm trong email này.
touch base
/tʌtʃ beɪs/idiomliên hệ ngắn gọn để cập nhật tình hình
To briefly make or renew contact with someone to update each other on progress.
“I just wanted to touch base and see if your team had any feedback on our proposal.”
→ Tôi muốn liên hệ nhanh để xem nhóm của bạn đã có phản hồi gì về bản đề xuất của chúng tôi chưa.
loop in
/luːp ɪn/phrasal verbthêm ai đó vào luồng trao đổi email (CC) để họ nắm thông tin
To include someone in an email thread or conversation so they are aware of what is happening.
“I'm looping in David from Legal so he can review the liability clause.”
→ Tôi xin phép thêm anh David bên bộ phận Pháp chế vào luồng email này để anh ấy rà soát điều khoản trách nhiệm pháp lý.
at your earliest convenience
/æt jɔːr ˈɜː.li.ɪst kənˈviː.ni.əns/phrasesớm nhất có thể khi bạn thuận tiện (cách nói lịch sự thay cho ASAP)
As soon as you are able to do something without causing disruption to your schedule.
“Could you please approve the purchase order at your earliest convenience?”
→ Xin vui lòng phê duyệt đơn đặt hàng này sớm nhất khi anh/chị thuận tiện nhé?
heads-up
/ˈhedz.ʌp/nounlời báo trước, thông báo sớm để chuẩn bị
An advance warning or piece of information given so that someone can prepare.
“Just wanted to give you a quick heads-up that the client presentation has been moved to 3 PM.”
→ Tôi muốn báo trước nhanh cho bạn biết là buổi thuyết trình với khách hàng đã được dời sang 3 giờ chiều.
actionable
/ˈæk.ʃən.ə.bəl/adjectivecó thể triển khai hành động ngay, mang tính thực thi
Giving sufficient reason or practical detail to take direct action.
“Thank you for the clear and actionable feedback on the design mockups.”
→ Cảm ơn bạn vì những góp ý rất rõ ràng và có thể áp dụng chỉnh sửa ngay cho bản thiết kế.
bandwidth
/ˈbænd.wɪdθ/nounthời gian và năng lực trống để nhận thêm việc (nghĩa bóng công sở)
The mental capacity, time, or resources required to deal with a task or situation.
“Do you have the bandwidth to review this contract before Friday?”
→ Bạn có còn thời gian trống để rà soát bản hợp đồng này trước thứ Sáu không?
Mẫu câu thông dụng (6)
“I'm writing to follow up on my previous email regarding [Topic].”
Tôi viết thư này để hỏi thăm tiến độ về email trước đó liên quan đến [Chủ đề].
Ngữ cảnh: Câu mở đầu lịch sự cho email nhắc tiến độ khi chưa nhận được phản hồi.
“I'm writing to follow up on my previous email regarding the vendor onboarding timeline.” — Tôi viết thư này để hỏi thăm tiến độ về email trước đó liên quan đến lịch trình tích hợp nhà cung cấp.
“Please find attached [Document Name] for your review.”
Xin vui lòng xem [Tên tài liệu] được đính kèm để rà soát/đánh giá.
Ngữ cảnh: Mẫu câu chuẩn mực khi gửi kèm tài liệu trong email.
“Please find attached the revised Q4 revenue forecast for your review.” — Xin vui lòng xem bản dự báo doanh thu Quý 4 đã chỉnh sửa được đính kèm để anh/chị rà soát.
“I've looped in [Name] so they can provide input on [Topic].”
Tôi đã thêm [Tên] vào luồng email này để anh/chị ấy đóng góp ý kiến về [Chủ đề].
Ngữ cảnh: Dùng khi CC thêm một đồng nghiệp vào chuỗi email đang trao đổi.
“I've looped in Linh from Finance so she can provide input on the billing terms.” — Tôi đã thêm chị Linh bên bộ phận Tài chính vào email này để chị ấy cho ý kiến về điều khoản thanh toán.
“Could you please let me know if this timeline works for you by [Day/Time]?”
Bạn vui lòng cho tôi biết trước [Ngày/Giờ] xem mốc thời gian này có phù hợp với bạn không nhé?
Ngữ cảnh: Lời đề nghị phản hồi rõ ràng kèm theo mốc thời gian cụ thể.
“Could you please let me know if this timeline works for you by Wednesday at 4 PM?” — Anh vui lòng cho tôi biết trước 4 giờ chiều thứ Tư xem mốc thời gian này có phù hợp với bên anh không nhé?
“Just bumping this to the top of your inbox in case it got missed.”
Tôi xin phép đẩy lại email này lên đầu hộp thư phòng khi bạn quá bận nên bị trôi mất.
Ngữ cảnh: Cách nhắc khéo thân thiện, không gây áp lực khi làm việc với đồng nghiệp hoặc đối tác quen.
“Hi Mark, just bumping this to the top of your inbox in case it got missed during the release week.” — Chào Mark, mình xin phép đẩy lại email này lên đầu hộp thư phòng khi bạn bận tuần ra mắt sản phẩm nên bị trôi mất nhé.
“Please don't hesitate to reach out if you need any further clarification.”
Xin đừng ngần ngại liên hệ lại nếu bạn cần làm rõ thêm bất kỳ thông tin nào.
Ngữ cảnh: Câu kết thư lịch thiệp thể hiện sự sẵn sàng giải đáp thắc mắc.
“I've summarized the key metrics above. Please don't hesitate to reach out if you need any further clarification.” — Tôi đã tóm tắt các chỉ số chính ở trên. Xin đừng ngần ngại liên hệ lại nếu anh/chị cần làm rõ thêm thông tin nào.
Hội thoại song ngữ
“Subject: [Action Required] Sign-off on Q3 Brand Campaign Assets | Hi Marcus, I hope your week is going well. Please find attached the final creative assets for our Q3 brand campaign.”
Tiêu đề: [Cần phản hồi] Phê duyệt bộ ấn phẩm Chiến dịch Thương hiệu Quý 3 | Chào Marcus, chúc bạn một tuần làm việc hiệu quả. Vui lòng xem bộ ấn phẩm sáng tạo hoàn chỉnh cho chiến dịch Quý 3 được đính kèm trong email này.
“To stay on schedule for next Monday's launch, could you please review the files and share your final sign-off by Thursday at 5 PM?”
Để kịp tiến độ ra mắt vào thứ Hai tuần tới, bạn vui lòng xem qua các tệp này và gửi phê duyệt cuối cùng trước 5 giờ chiều thứ Năm nhé?
“Hi Marcus, I'm writing to kindly follow up on my previous email regarding the Q3 campaign assets. Just bumping this to the top of your inbox as our media booking deadline is tomorrow morning.”
Chào Marcus, mình viết thư này để hỏi thăm tiến độ về email trước đó liên quan đến bộ ấn phẩm chiến dịch Quý 3. Mình xin phép đẩy lại email này lên đầu hộp thư vì hạn chót đặt lịch quảng cáo của chúng ta là sáng mai rồi.
“Hi Lan, thanks for the heads-up and apologies for the delay—my week has been packed with budget reviews. I've just gone through the attached deck.”
Chào Lan, cảm ơn bạn đã nhắc và xin lỗi vì sự chậm trễ nhé—tuần này lịch của mình kín đặc các buổi duyệt ngân sách. Mình vừa xem xong tập tài liệu đính kèm rồi.
“The visuals look fantastic and you have my approval to proceed. I'm looping in Chloe from the PR team so she can align the press release with these final banners.”
Phần hình ảnh trông rất tuyệt vời và mình chính thức phê duyệt để triển khai tiếp nhé. Mình thêm Chloe từ nhóm PR vào luồng email này để cô ấy đồng bộ thông cáo báo chí với bộ banner cuối cùng này.
“Thank you so much for the quick turnaround, Marcus! Welcome to the thread, Chloe—I'll reach out to you directly this afternoon with the media kit link.”
Cảm ơn Marcus rất nhiều vì đã phản hồi nhanh chóng! Chào mừng Chloe tham gia luồng trao đổi—chiều nay mình sẽ liên hệ trực tiếp với bạn để gửi đường dẫn bộ tư liệu truyền thông nhé.
Ghi chú văn hóa
Khi gửi email nhắc tiến độ (follow-up), tuyệt đối tránh giọng điệu trách móc như 'Tại sao bạn chưa trả lời?'. Người bản xứ thường dùng cách diễn đạt tinh tế như 'I wanted to kindly follow up on...' hoặc 'Just bumping this to the top of your inbox' (Đẩy lại email này lên đầu hộp thư phòng khi bạn quá bận). When following up on an unanswered email, avoid accusatory language like 'Why haven't you replied?' Instead, use diplomatic softeners such as 'I wanted to kindly follow up on...' or 'Just bumping this to the top of your inbox in case it got buried.'
Ngữ pháp trong bài
Trọng tâm Ngữ pháp & Ngôn ngữ Chức năng
Grammar & Functional Language Focus
Sử dụng động từ khuyết thiếu ('Could you please...', 'Would it be possible to...') và các cụm phân từ ('Please find attached...', 'Following up on our conversation...') để giữ văn phong trang trọng, lịch thiệp.
Use modal verbs ('Could you please...', 'Would it be possible to...') and participial phrases ('Please find attached...', 'Following up on our conversation...') to maintain a polished, respectful tone.
Bài tập đánh giá (5 câu)
+50 XPWhich phrase is the most professional way to tell a recipient that you have included a document with your email?
Cụm từ nào dưới đây là cách chuyên nghiệp nhất để báo cho người nhận biết bạn có gửi kèm tài liệu trong email?
Complete the sentence: 'I'm _______ in Sarah from the Legal team so she can review the contract terms.'
Điền từ thích hợp vào chỗ trống: 'I'm _______ in Sarah from the Legal team so she can review the contract terms.'
What does 'Do you have the bandwidth to take on this task?' mean in a modern workplace?
Câu hỏi 'Do you have the bandwidth to take on this task?' trong môi trường công sở hiện đại có nghĩa là gì?
Complete the polite request: 'Could you please send over the signed invoice at your earliest _______?'
Hoàn thành câu đề nghị lịch sự sau: 'Could you please send over the signed invoice at your earliest _______?'
Which sentence is the most diplomatic way to follow up when a colleague hasn't replied to your email?
Câu nào dưới đây là cách lịch thiệp và khéo léo nhất để nhắc lại khi đồng nghiệp chưa phản hồi email của bạn?